Macs for Financial Advisors: Can They Meet Your RIA’s Needs? RIA Tech Talk Episode #19

Hello and welcome to the RIA Tech Talk Podcast brought to you by RIA Workspace. Space. I’m Todd Darroca and alongside me as always is David Kakish. And together, we’re on a mission to simplify the complex world of technology for RIAs just like yours. In the podcast, we’ll be your tech guides breaking down those often confusing tech topics into plain old practical terms. And so we hope you join us in each episode as we dive into the latest tech trends, share our expert insights, and help you navigate the ever changing world of RIA technology. Today, David, what is our focus today?

Alright. Well, listen, Todd. Good to have you, and good to have the listener on. And today, we are gonna basically talk about, can I really run my RIA on MAX? We’re gonna you know, the title of this the title of today’s podcast is MAX for Financial Advisors.

Can they meet your RIA’s needs? And I’m always surprised at how often I get that question, because I think there’s some you and I were kinda chit chatting a little bit before the podcast. There’s some historical context where Yeah. It was a it was a closed you know, Max, we’re a closed system.

For many years, Macs did not work with financial advisor software. And then, I guess the other thing is, a lot of times when people say, oh, yeah. It works with Macs. It means it’s turning it into a dumb terminal, and it works with the Mac. Right?

So for those of you that are Mac users or even if you’re not a Mac user and you wanna say, hey, can I really run a Mac, using Mac with my RIA?

And can I be secured? Can I be productive? That is the question that we are gonna answer today. So that’s kind of what we’re gonna focus on.

And so hopefully, at the end of this, David, people will be able to breathe a sigh of relief, hopefully.

So before we get into that though so yeah.

So tell me a little bit more about, you know, you hear this question a lot. And so why what’s what’s gonna add value to the RA who’s listening to us? Why is this important? What’s gonna do what’s this gonna do to help them do their jobs?

Yeah. Yeah. Sure. So the typical RIA, think, you know, ten employees. Right? It’s almost always the case that there’s two people that are, like, diehard Mac users.

They’re like, hey. I wanna use Macs. And then companies are like, no. We’re worried about security.

We’re worried about IT compliance. We’re worried about you being productive and so on. And and also, hey. Our IT provider doesn’t support Macs and, you know, things of that sort.

So it’s a pretty it’s a pretty big challenge for some RIAs. And, again, there there is some good historical context. By the end of this session, you’re gonna learn like, hey. Can my RIA use a Mac?

Is it secure? Is it productive? Am I gonna have any compatibility problems? Right? And we’re not, you know, on we tend to be pretty agnostic.

Again, neither Microsoft or Apple is paying us. I just wanna put that out there. You know?

Wouldn’t that be cool if Apple did care about this? Like, here you go, David. Here’s a big check promoter. Yes.

Yes. Yes. So quick disclaimer. Yes. Neither neither Microsoft or Apple is paying us. We’re pretty agnostic, and we’ll share about the we’ll share that.

So I guess to kinda jump right on in, you know, why why are some RIAs hesitant to use Macs? And it’s a very, legitimate concerns because the concern is like, hey. Is it compatible with the financial software that we use?

Is it secure?

Will it integrate really well? And, you know, does things like that. So I I think to answer that question, I I first wanna talk about the productivity suite. And when I talk about the productivity suite, it’s basically saying, hey. Are you using Microsoft Office? Are you using, like, the Google Works space? Right?

Lots of RIAs, I’d say over eighty percent of them are using the, Microsoft ecosystem. But just really quick, I’ll talk about the Google Workspace. It’s all it’s all a web based, platform by Google, so that’s gonna work really well out of Mac. Right? There’s no problem there. I’m really gonna focus on Microsoft Office because that’s the dominant player. That’s the player that we support.

If Microsoft Office is set up correctly, it can work really well with your MacBook. Okay? And what I mean by that is, MacBook, Mac, really, you know, any Mac out there. And as a matter of fact, I would even go and say iPads and iPhones and things like that too.

But just kinda focusing on the Mac, if you’re you’re you’re gonna be using and the Mac users know this. You’re gonna be using Office for Mac. You’re gonna be using Finder inside of which is equivalent to, like, file explorer, and that’s gonna work extremely well if it’s set up correctly, and it works really well with the Microsoft ecosystem. And as a matter of fact, if I’m not mistaken, Todd, you are a Mac user.

Right? So you were you you recently switched, and you started using Office for Mac. Yeah. Yeah.

How how was that experience? I guess, let me ask you that.

It it was it’s good now. After I figured out how the desk to get the desktop app to, like, sync over and all that stuff, it’s fine. I think I I don’t like using the web based or the web browsers because it’s I have to open up a browser and then keep it up all the time. But, no, I think the desktop acts apps, and again, I remember Microsoft Office, you couldn’t get it for Mac. And again, this was when I was in college, you know, ten, fifteen, someone years ago.

Yeah. You couldn’t do Office on a Mac until they finally gave you a CD to so, yeah, so far it’s good. Yeah. So far it’s pretty seamless. Nothing crazy. It does go to my phone and my iPad. So, yeah, it’s it’s pretty solid.

Yeah. Listen, the quick the quick and by the way, I didn’t realize you’re that old. You used to use CDs. Some some of our younger listeners, they may not know what a CD is.

Oh, yeah. I mean, I remember it came in this it came like a DVD case and it basically had like yellow lined paper as the cover. And it said Microsoft Word or Office Suite and it had the old logos when Apple used to make like these bubble letters or bubble icons. Oh, yeah. Yeah.

Yeah. Yeah.

Oh, yeah. And we got a discount at since I was in college, you got a discount, man. That was a huge discount, and it saved me some money. But, yeah, I remember that. I had to freaking get a separate CD, like, CD player.

I don’t know what you call it now.

But, yeah, CD ROM. CD ROM. Yeah.

Yeah. Yeah. Yeah.

Our our younger listeners don’t know what that is. But so so so anyways, you know and and also to be fair, there was a history of, like, Microsoft and Apple, you know, not working well together and stuff like that. Here’s the deal, and I’ll dive into the details.

If Microsoft Office is set up correctly on your Mac, it works it works flawlessly. And as a matter of fact, I’m traveling, and today I am actually using my MacBook, to record this. And it works seamless. It works really well for me.

So the, so I’m talking about the Office Suite. Office Suite for Mac works really well. You use finder. We have finders, you know, working with SharePoint.

And again, on my computer, on my MacBook, I go to finder, open up the files. I work I do everything I need to. I use Word for Mac, Excel for Mac, you know, and so on. Now let’s talk about the financial applications like Orion, Redtail, eMoney, Advizon, you know, just, you know, all the different, financial applications that are specific to the RIAs.

Most of these applications are actually web based, and so what we set up our clients with is single sign on for web based applications. And so you open up a browser and then you can access all these applications securely. And as a matter of fact, even if you did not have single sign on, you could still open up, you know, Safari or Chrome or whatever your preferred browser is and access those web based applications.

Now let’s talk a little bit about server based applications, and that’s like a small minority of RIAs. There’s maybe less than twenty percent that are using server based applications, and there might be a business reason they’re using that. Right? They might be using, like, an older version of Juncture that has a lot of customization.

They might be using, like, QuickBooks Enterprise, and they wanna run that, on a server based application.

That actually what we do with our clients there, we set that up really well. We basically, will set up what’s called a cloud server and then a technology called remote app. And then if I were using a server based applications, again, think of QuickBooks, enterprise.

I would just it would be an icon on my Mac. And as a matter of fact, if I use Windows, it would be just an icon on my Windows. I would click on it. I would work. From my perspective as a regular user, it would feel like I’m using a web based application even though on the back end it’s sitting on a server. Now to be fair, this isn’t something that you as an RIA would know how to do. It would require somebody that knows what we’re doing.

And I’d even say that most most even IT providers don’t even know how to set that up the right way. But, anyways, a small percentage of RIAs are using server based applications. And even if you are using a server based application, it will it will work really well with your Mac, because of the way that we set that up. So I wanna I wanna recap something very importantly. The this the the the platform that our clients are using, which is powered by Microsoft Office, Microsoft three sixty five, works incredibly well incredibly well on the Macs.

It works natively.

You use Office for Macs. You use Finder, and it’s all, native. You do not need to use something called parallels. You do not need to use a virtual computer.

You don’t need to use a virtual desktop. You don’t need to use a cloud computer or terminal services or Citrix. You can, but if those solutions turn your back book into a dumb terminal and so, you know, many times IT providers will say, oh, yeah. You know, our solution will work really well with the Mac.

You wanna say, well, how would I use that back? Can I open up Office for, Mac and work? If not, you’re essentially turned your MacBook into a dumb terminal or you turned it into a Windows computer. And if that’s the case, you might as well just go out and buy a cheap Windows computer and use it that way.

And so the benefit of this platform in working inside of a Mac environment is you get the Mac operating system. Right? You want that that look and feel and the experience of a Mac, and it’s totally different than Windows. And, you know, honestly, at the end of the day, I’m pretty indifferent whether, you know, people get into the, you know, Mac versus Windows, and I go, listen.

Oh, yeah. You can use both. Right? I mean, you can use both, and that’s okay.

It doesn’t matter. And I’m the classic example. Right? I’m the strange guy, but four days a week, I use Windows, and then one day a week, I use a Mac book.

So so I wanted I wanted to emphasize that because for the Mac users that are out there, they know exactly what I’m talking about about using the native applications within the Mac and not turning it into an empty shell or a dump terminal or a dump computer, you know, as as, we see out there. So, anyways, Todd, I wanted to give some context. I don’t know if you wanted to add anything else or if you had some questions for me about that.

No. I’m just I’m agreeing with you on the interface and how I like to have it natively on the Mac. Yeah. I could you know, I like sometimes I’ll do on a PC, but there is something about the Mac, operating system and just how it looks, you know, interface wise that I just it’s it makes me less anxious.

So I don’t know if that makes any sense. But yeah. No. I totally get what you’re saying, so I totally agree.

Yeah. Well and then and then here’s the deal. Like I said earlier in the call, like, you’ll take a company with ten employees, an RIA with ten employees. I am positive that there are two of them that are diehard Mac lovers and Mac users, and they wanna use the you know, that Mac MacBook.

And and the answer to that, that’s cool. You know, you could and by the way, I should say this. That’s very typical. You’ll have ten employees, and two of them are using MacBooks, and then everybody else is using Windows.

It’s okay. You can mix and match. You don’t have to buy a MacBook for everybody, you know, if you don’t want to.

Sure. Sure.

So let’s talk about the security advantages and other benefits, of using Macs in an RIA. Let’s let’s dive in there.

Yeah. So I think I think the user experience and ease of use, right, the people that are very familiar with the Mac, that’s a huge benefit for them. Right? Like, that’s what they want.

They want the Mac experience. They wanna be able to use that. You know, the total cost of ownership. Right?

You can debate, well, you know, a Mac is more expensive, but it lasts longer versus a Windows. And I’m not gonna get into that because people can do the numbers really. You know? Financial advisers are smarter at money than me, so they can they they can run those numbers, and that’s okay.

Just just like I said before, don’t lease or, you know, don’t rent, hardware. You know? But that’s a separate topic altogether.

You know, some security advantages. There are there is some really great built in security features, from Apple, but we still take that above and beyond. So we wanna make sure that there’s encryption on these MacBooks. We wanna make sure we have the security wrap around, you know, what’s something called Defender for endpoint.

So we go ahead and, you know, we do that. But I think I think the biggest benefit in terms of using a Mac is the user experience. Right? That this is what people want. And, again, to be fair, Apple does a really good job of having some additional built in security mechanisms.

But in my opinion, that’s not enough. We even take that a step further for the RIA, so we secure that, you know, with some additional tools. So, you know, just a little bit on that.

Nice. And and so we’ve got all these new, you know, security advantages, user experience. And so a lot of times and this kinda go back to when we talked about Microsoft Office. It’s the compatibility between, you know, the the programs or the or the, you know, web based and all that stuff. So how how well is Mac now playing, in the world of, you know, apps and software and all that good stuff? Is it still compatible? Is are there still kind of a wall up between them and and others?

Yeah. I you know, it it works really now now, again, I’m talking about the in the RIA space. Right? In the medical space or in other space, it might be totally different. But for me, I’m focused on, you know, the listener who typically is a financial adviser or, you know, works works in an RIA.

There are really no limitations. I mean, you could use a MacBook and you can be fully productive.

And not you know, those those old days of, like, oh, I opened up a document in Word, and now it’s in Windows. There are, you know, Word in Windows and Word in Apple, and that was a legitimate concern. Oh, yeah. Yeah.

Yeah. And it was a pain in the butt. You know? People the younger people today do not appreciate some of the things that we had to deal with.

And, some of us, like, hey. We we need to be productive as a business. Right? Like, I care less that you like a MacBook.

Like, that’s cool that you like a Mac. Go use it at home. Here at work, we use Windows because we don’t wanna be dealing with, you know, compatibility issues, and we wanna be productive and streamlined.

I can tell you that’s gone. You know? There’s not like, you’re still gonna have the typical, oh, I, you know, I didn’t do this or this is happening or this or that. But but, like, the those major like, I remember, you know, getting a Word document from somebody who used a Mac, It was like, I needed to be I needed to decrypt it somehow to open it on a on a Windows machine and vice versa. It was ridiculous.

And I remember too, like yeah. If and I think it was when and when Excel went to XLX, and then, like, you tried to get it on your Mac, and then you had to get it back to the XLX, it was just I remember having to go through a web, like, a a website to convert my Mac document into the right Yes. Microsoft Word and then send it over. And then they’d have to send it back to me.

Yeah. I I remember that all the way in college. It was so annoying. I don’t know.

I can’t even remember when Mac decided and Microsoft struck that deal to be like, look. Let’s let’s kinda come together on this. But, yeah, that was a godsend when it happened. Yeah.

I I think I think it’s when when Steve Jobs and Bill Gates became friends again.

Maybe. Maybe.

They stopped poaching each other’s employees.

So That’s right. That’s right. So so the way the way that it’s set up on a Mac. Right? This is most of our clients, and this is even how I’m set up and we’re set up. You’re using the Microsoft three sixty five. You know, your files are sitting on SharePoint.

Everything is, you know, everything is sitting in that environment here is in the Microsoft ecosystem. So on the one end, you’ve got, you know, what’s called the Microsoft tenant or your private network at Microsoft. And on the other end, you have the computers or the Macs, and it doesn’t really matter. A Mac plays really well with Microsoft, and a Windows computer plays really well with Microsoft.

Right? But that’s kind of the typical setup that’s there, and and it works really well. And like I said, I jump between a Windows computer four days a week and then a MacBook one day a week, and it works really, really, really well. I’m fully productive.

I don’t miss a beat. You know, the the biggest challenge going from Windows to a Mac is just knowing all the shortcuts. Right? Like, I’m a power user on a Windows, and then I just have to learn sort of the Mac way.

But that’s not that’s not a limitation of the Mac. That’s a limitation of David because I don’t know what those shortcuts are on the Mac. You know? Because I’m traditionally, I’m much more of a Windows user than a Mac user.

So as a matter of fact, Todd, you might know all the shortcuts and, you know, maybe I’ll ask you for a cheat sheet afterwards.

You know, I I know a couple, but I will say what’s wild is when I do see Mac power users and they’re able to just, like, you know, like, quickly click two button two buttons keyboard buttons and then, like, just kinda shift through apps on their screen and it goes right there. Specifically, developers, those are the like, they are crazy when they know these shortcuts on a Mac. I remember watching my old boss, Nicole, do this, and it was just so snappy for her just to switch between apps and and programs. I was just yeah.

I still have to, like, go down to the dock and figure out where they are, like, spend my whole window to get that stuff there. But yeah. Yeah. I know.

Yeah. Yeah. Yeah. So I’m I’m sorta like that on a window. Like, I’m a power user on Windows, and I know all the shortcuts, and I’m like, well, I don’t need to use the mouse.

But on a on a Mac, when I’m using it, I’m like, hang on. You know, I’m like the old guy. Like, hang on.

Where do I go and find this and that?

And, again, it’s not a Mac limitation. It’s a David limitation. You know?

For sure.

So I know, like, when when I used to be in big corporate America, there was always this, but, you know, compatibility off, obviously. But it was hey. Like like you were talking about, we’re all on a Mac or we’re all on a PC because, you know, we wanna be able to seamlessly, you know, service all these pieces of equipment and hardware and all that good stuff. Yep. What is it what are you seeing now as far as how IT is supporting? Like like you said, if you’ve got ten RIAs and two of them probably are gonna use a Mac, how do IT, you know, teams deal with that? Or what have you seen so far?

Yeah. So I think, so the first part of that question is what I’m seeing out there. And then the second part of that is you wanna make sure you work with an IT company that actually does know how to support Max. And I I’m actually surprised at, you know, the number of IT companies out there that still don’t support Max.

I feel like they’re still stuck in the eighties. You know? So but that’s a separate topic. So I think I think most of our environment most of our clients and this is pretty typical.

Again, ten employees, two to three of them really prefer to use a MacBook, and they’re gonna use that. Right? And we’ve got some clients where the leadership team is using a MacBook, but then the regular employees are using a, you know, a Windows computer.

We have some clients where a lot you know, and and a lot of them are only using Windows, and that’s fine. And then we have some not not a lot, probably less than twenty percent that are using all Macs. Right? So it’s Mac across the board. But, again, even in those environments where it’s all Macs, it’s not like they’re using, you know, Microsoft iCloud or, I’m sorry, Apple iCloud and the Apple and I forget what Apple calls their, you know, version of, like, Word and Excel and PowerPoint.

So Pages Yes. Numbers Yes. And Keynote.

Yes. Yes. Yeah. I don’t use those. I don’t use those. I use the app.

Use them all the time.

You do? Okay. Alright.

Oh, yeah. Cool. Okay. Yeah.

Yeah. So our clients that are using, you know, like, the Microsoft Office suite and and then a a MacBook, they’re really using the Microsoft Office suite. And then as, you know, as part of that not saying you can’t use anything else, but that’s, you know, that’s how they’re using that. Works works really well and, you know, from that perspective.

But I think I think going back to if you if you work with an IT company or an MSP out there, you definitely wanna ask the question and say, hey. Look. Do you support Max? Right?

And I’m sure they will tell you one way or the other. And if they don’t, you may wanna find, you know, a part of it that actually does support Max because, again, you know, it’s it’s very common to go ahead and do that. So yeah.

Nice.

Alright. And so let’s if I and you’re you’re obviously in the field quite a bit, you know, traveling and talking people.

Can you share some examples of real life or real world experiences of seeing, you know, the Mac RAs running Macs successfully in their, infrastructure alongside PCs and, you know, kind of the best practices you’re seeing with them and also any kind of challenges Sure. That you’ve seen them come across that they’ve overcome.

Yeah. I mean, I think I think that going back to what we had talked about earlier, I think the biggest question is, like, we’re okay if we have two or three people that wanna use Max. However, we wanna make sure we’re making a smart decision. We wanna make sure that these two or three employees are fully productive and we’re not dealing with compatibility issues. Right?

You know, and again, because you and I were joking around about the history of it. Right? Most of our clients remember the history of it. It’s like, dude, I we got better things to do than to deal with, like, you know, can I open up this Word document or not? Because it was, you know, or used on a Mac. So we’re way past that. Again, if you’re using if you’re using the Google productivity suite or the Microsoft productivity suite, both of those are gonna work incredibly well with a Macs and MacBooks.

We we’re big fans of the Microsoft Office suite, nothing against Google, but, you know, that’s you know, we’re fans of that. Works incredibly well. And I think what generally happens is the people that are smart Mac users, or have had an experience where they use Mac as a dump terminal. And I don’t do this on purpose, but they’re like, hey.

How do you do that on your Mac? Right? So I’ll bring in my Mac, and I’ll just do a quick demo with them. And they’re sort of blown away because now they’re like, oh my goodness.

I can open up Outlook for Mac, and I can work. You know?

Yeah.

I’m not using a quote, unquote, Windows computer or, you know, using my Mac as a dumb terminal. Right?

And they’re blown away. And it always shocks me because this is what I’m used to. Right? But I need to come from their world where they’re like, oh, yeah. The Mac the best analogy is, like, you know, people that are Mac users are like second class citizens.

Mhmm.

Oh, yeah. I remember that.

Yeah. Welcome to our world. You could still you could be first class. You know? It’s okay.

You could you don’t you don’t have to be a second class citizen. You can still you know, you can use a MacBook, and you can be as productive, and you can, access all that right there. Now as a bonus, what I will say too is I I use an iPhone. I use an iPad.

Right?

I can access the Microsoft applications. Again, if it’s set up correctly, I can access, the Microsoft applications for work, and I can be secure, and I can be productive.

And really, you know, the big ones the the two big ones is people wanna be able to access access email on their iPhone or on their iPad. That’s kind of the big one. Yeah. And then the second one is, like, hey.

My files and stuff like that. And what’s really nice, the way we set that up for our clients is if you wanna use your iPhone and access company resources, we need to make sure that your iPhone meets a minimum IT compliance. So if your password is one two three four, sorry. You can’t access company Outlook.

Right? And then, so you need to have enough, complexity to go ahead and access that. And then once you access work resources on your iPad or on your iPhone, it’s a separate logical container that’s separated from your personal one. And then if somebody works at your RIA and then leaves, right, we can do a remote wipe on everything that’s work related on their iPhone, on their iPad, and stuff like that.

So I I didn’t necessarily wanna get into an iPhone and iPad, but this is kind of a bonus thing. And then, again, the same would apply if it was like an Android or, you know, a a different type of tablet. But but just, again, to just recap, the way that we set up our clients and the way that our clients are working and even if you’re not a client of ours, it’s okay. If you’re using the Microsoft Office suite or if you’re using the Google productivity suite, this is gonna work really, really, really well on your Mac and or Macs will work really well.

The two things to look out for. Right? The two you know, catch number one is, are you using any server based applications? Right?

And and if you are, you wanna be careful work with an IT partner that can kinda get you set up the right way. So that’s catch number one. And then catch number two is just make sure your IT provider is comfortable supporting you if you decide to have some employees on a Mac. Right?

Those are the kinda two, I got you know, those those are the two things to look for that are red flags. Other than that, it works fantastic. And I would, you know, I would highly recommend that if that is your preference, you know, is using a MacBook.

So So there you go.

Everybody can take a breath. We are now in twenty twenty four, and Max and and the Microsoft world will play well together. So that’s great. And do you have any, of this literature and and other resources, like, on the website that we can put in the show notes, David, that the, the listeners can read up on or, you know, get some more information on how that works back and forth?

Yeah. We’ll definitely include the, this this podcast in the well, actually, you know what? Just go to the learning center, right, and type in Mac book or type in Apple in the search, and you’re gonna get you’re gonna get a lot of literature around that. That’s probably the easiest thing to do. So to go to w w w dot r I a workspace dot com, and then click on the learning center, And then just type in Apple or or Mac, and then you’ll get a a lot of literature that’s around that. And then you can just kinda, you know, poke around on on what you’re interested in learning. So yes.

Awesome. Well, David, as always, it was fun taking the trip with you today, especially between the Macs and the Microsoft worlds. I’m sure people have plenty of comments of that. So please join our conversation, put it in the show notes, send us an email. We always love hearing from you guys. And as David said, you know, go to the learning center at, riaworkspace.com and just, search whatever kind of topics you want or for this one, just search in Mac or Apple and you’ll get some great resources there. So as always, thank you so much for taking the time out of your day to listen to the RIA Tech Talk Podcast brought to you by, of course,  RIA Workspace.

And so for David and myself, thanks so much. We’d love to hear from you. So feel free to send us a note or an email. And always, stay tuned for more RIA Tech Insights in our next episode. We’ll see you guys later. Have a great day.